ประวัติความเป็นมา

บริษัท ไชโย โห่สามที จำกัด

ความเป็นมา

เนื่องจากบริษัท ไชโย โห่สามที จำกัดได้ทำการเปิดบริษัทขนาดเล็กในปีค.ศ.2012 เปิดมาเพื่อทำการขาย ซ่อมและจำหน่าย อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ มีจำนวนแผนกรวม 6 แผนก มีพนักงานทั้งหมด 17 คน คือแผนกการเงิน 2 คน,แผนกบุคคล 2 คน,แผนกประชาสัมพันธ์ 3 คน,แผนกจัดซื้อ 3 คน,แผนกซ่อมแซม 4 คน และแผนกการขาย 3 คน

โครงสร้างองค์กร

ภารกิจหลักของบริษัท

     1. นำเสนอสิ่งดีให้กับลูกค้า

     2. ทำให้ลูกค้าพึงพอใจในการทำงานและบริการ

วัตถุประสงค์ของบริษัท

     1. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น

     2. เพื่อขยายกิจการ

     3. เพื่อให้เป็นที่รู้จักของตลาด

     4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน

     5. เพื่อให้บริษัทมีความมั่นคง

เป้าหมายของบริษัท     สร้างผลกำไรให้ได้สูงสุด เป็นศูนย์กลางของบริษัททั่วไป

ความหมายของแต่ละแผนก

     ผู้บริหาร เป็นคนที่มีความรับผิดชอบในการดำเนินชีวิตประจำวันของ บริษัท หรือองค์กร ในบางพื้นที่ของโลกคำว่า"กรรมการผู้จัดการ"เทียบเท่ากับ"หัวหน้า ข้อมูลที่หัวหน้าผู้บริหารของ บริษัท ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ บริษัท ทั้งหมดหรือเพียงส่วนหนึ่งของหนึ่งในกรรมการบริหารมีจำนวนของความรับผิดชอบ

     ฝ่ายซ่อมแซม ทำหน้าที่วิเคราะห์การซ่อมแซมอุปกรณ์จากสินค้าที่ลูกค้ามีการเสียหายแล้วส่งต่อให้ฝ่ายซ่อมแซม

     ฝ่ายบริหาร ทำหน้าที่ในการสนับสนุนหรือเห็นชอบแต่ละนโยบายของแต่ละหน่วยงานภายในองค์กร

     ฝ่ายการตลาด เป็นผู้รับผิดชอบต่อกลยุทธ์, กลยุทธ์และโปรแกรมเพื่อสร้างความสนใจความต้องการและผลิตภัณฑ์ของ บริษัท ผ่านการใช้งานประชาสัมพันธ์การตลาดสินค้า, Creative Services, โฆษณา, กลยุทธ์ความสัมพันธ์ให้ตรง, Event, Channel และการตลาดออนไลน์ ตำแหน่ง นี้ยังรับผิดชอบในการวางแผนการจัดองค์การการจัดคนเข้าทำงานการฝึกอบรมและการ จัดการฟังก์ชั่นการตลาดทั้งหมดเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของ บริษัท จากการขาย, การเจริญเติบโตผลกำไรและการมองเห็นขณะที่มั่นใจข้อความทางการตลาดที่สอดคล้องกันและให้ได้ตำแหน่งบนพื้นฐานทั่วโลกสอดคล้องกับองค์กร ทิศทาง

     แผนกจัดซื้อ หมายถึงธุรกิจหรือองค์กรที่พยายามสำหรับการซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร แต่มีหลายองค์กรที่พยายามที่จะกำหนดมาตรฐานในกระบวนการจัดซื้อ, กระบวนการสามารถแตกต่างกันมากระหว่างองค์กร

     แผนกบัญชี ทำหน้าที่ทางด้านการเงินซึ่งเป็นฝ่ายที่สำคัญมากที่สุดอีกฝ่ายหนึ่งก็ว่าได้เพราะงานในทกด้านต้องมีการใช้เงินมีรายรับ รายจ่ายก็ต้องผ่านทางฝ่ายบัญชี

     แผนกซ่อมแซม เมื่อสินค้ามีการชำรุดหรือผิดปกติตามที่ทางลูกค่านำมาซ่อมหรือแก่ไขจะต้องทำการซ่อมให้ลูกค้า

     แผนกประชาสัมพันธ์ ทำหน้าที่ให้คำปรึกษาแก่ลูกค้าเมื่อลูกค้าต้องการขอความช่วยเหลือต้อสามารถให้คำปรึกษานั้นๆได้จะเป็นฝ่ายงานที่แจ้งให้ลูกค้าทราบ

     แผนกขาย ทำหน้าที่นำเสนอสินค้าสู่ลูกค้าเพื่อให้มียอดขายเพิ่มมากขึ้น

     แผนกบุคคล มีหน้าที่จัดทำประวัติของพนักงานจ่ายเงินเดือน สวัสดิการ ประกันสังคม โบนัส โอที โบนัสต่อปีจัดทำตารางทำงานของพนักงาน วันหยุด ลาพักร้อน ลาป่วย ลากิจตรวจเช็คเวลาเข้า – ออกของพนักงานสรรหาและจ้างบุคคลากรที่มีคุณภาพ

หน้าที่และปัญหาแต่ละแผนก

แผนกบัญชี

     มีหน้าที่ในการจัดทำบัญชีรายรับ – รายจ่ายของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ในแต่ละวัน การโอน – การฝากเงิน ต่างๆประมาณรายได้และค่าใช้จ่ายคิดคำนวณภาษีดอกเบี้ย ภาษีมูลค่าลดย่นภาษี จัดทำรายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน งบกระแสเงินสด ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน

ปัญหาในแผนกบัญชี

     1.เอกสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

     2. การค้นเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารมากทำให้เสียเวลา

     3.เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่ายข้อมูลไม่ปลอดภัย อาจเกิดการทุจริตได้ง่าย

     4.ควบคุมรายรับ – รายจ่ายของบริษัทได้ยาก

     5.ติดตามข้อมูลของลูกค้าได้ยาก เพราะข้อมูลมีเยอะ

     6. การดูแลรักษาทำได้ยาก อาจมีการชำรุด สับเปลี่ยน หรือศูนย์หาย

แผนกบุคคล

     มีหน้าที่จัดทำประวัติของพนักงานจ่ายเงินเดือน สวัสดิการ ประกันสังคม โบนัส โอที โบนัสต่อปีจัดทำตารางทำงานของพนักงาน วันหยุด ลาพักร้อน ลาป่วย ลากิจตรวจเช็คเวลาเข้า – ออกของพนักงานสรรหาและจ้างบุคคลากรที่มีคุณภาพ

ปัญหาในแผนกบุคคล

     1.การสืบค้นประวัติและแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก

     2.ปัญหาการจ่ายเงินเดือนพนักงานตกหล่น เพราะสวัสดิการแต่ละคนไม่เท่ากัน

     3.ตรวจสอบวันลา หยุด ของพนักงานทำได้ยาก เสี่ยงต่อการทุจริตของพนักงาน

     4. ไม่ทราบเวลาเข้า – ออกของพนักงานเพราะต้อง เซนชื่อก่อนเข้างาน

แผนกการขาย

     มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อและข้อมูลการสั่งซื้ออธิบายรายละเอียดของสินค้าที่ลูกค้าสนใจ

ปัญหาในแผนกการขาย

     1.เอกสารมีจำนวนมากทั้งเอกสารสินค้า เอกสารลูกค้า ทำให้มีปัญหาในการจัดเก็บ

     2.การค้นหาเอกสารทำได้ยาก เสียเวลา

     3. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก

     4. ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายคนทำให้ไม่ทราบว่าจัดทำรายละเอียดลูกค้าไปแล้วหรือไม่

แผนกประชาสัมพันธ์

     มีหน้าที่นำเสนอสินค้า โปรโมชั่นแก่ลูกค้าให้ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและแนะนำสินค้า สร้างความมั่นใจความน่าเชื่อถือ ความพึงพอใจ ใส่ใจทุกคำติชมของลูกค้าประชาสัมพันธ์สร้างความเชื่อถือให้แก่บริษัทและตัว สินค้าจัดทำข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าบริการหลังการขาย

ปัญหาในแผนกประชาสัมพันธ์

     1. ลูกค้าไม่เข้าใจ รายละเอียดของสินค้า

     2. ลูกค้าไม่พึ่งพอใจต่อการบริการของพนักงาน

     3. มีการประชาสัมพันธ์ไม่ทั่วถึง

     4. เสียเวลาในการหาเอกสาร

     5. ติดต่อลูกค้าลำบาก

แผนกจัดซื้อ

     มีหน้าที่วางแผนตรวจสอบระบบการรับสินค้าทั้งหมดทั้ง จำนวนสินค้าตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อ เพิ่มอีกเท่าไรและตรวจสอบคุณภาพของสินค้าจัดหาอะไหล่ชิ้นส่วนรถที่ดีมี คุณภาพจัดทำเอกสารเบิกจ่ายสินค้าออกบิลสินค้า

ปัญหาในแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ

     1. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร

     2. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก

     3. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้

     4. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ

     5. เสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

แผนกซ่อมแซม

     มีหน้าที่ กำหนด นโยบายและวางแผนการบริหารงานซ่อมบำรุงทั้งหมดในบริษัท ทั้งในด้านเครื่องไฟฟ้าควบคุมดูแลงานซ่อมบำรุงเชิงป้องกันในการตรวจสอบ สภาพของเครื่องให้สามารถใช้งานได้บำรุงให้สามารถสนับสนุนการซ่อมบำรุงได้ อย่างมีประสิทธิภาพ

ปัญหาในแผนกซ่อมแซม

     1. จัดลำดับก่อน – หลังการซ่อมบำรุงทำได้ยาก

     2. เอกสารมีมาก เนื่องจากก่อนจะทำการซ่อมบำรุงแต่ละครั้งต้องทำใบเบิกจ่ายอุปกรณ์จากคลังสินค้าเสียก่อน

     3. หากวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด อาจทำให้เกิดความเสียหายได้

     4. หากบุคคลไม่มีความรู้ความสามารถในการซ่อมบำรุงจะทำให้เกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น

ปัญหาระหว่างแผนก

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกบุคคล

ฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าจะต้องจ่ายเงินให้พนักงานทำไร

ฝ่ายบัญชีไม่ทราบเวลาการเข้างานของพนักงาน

ฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่ามีพนักงานเข้ามาใหม่หรือออกเท่าไร

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย

ฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าขายไปได้เท่าไร

ฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าเหลือสินค้าเท่าไร

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกประชาสัมพันธ์

ฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าใช้เงินค่าโฆษณาไปเท่าไร

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดซื้อ

ฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าต้องใช้เงินเท่าไรไปซื้อเข้าไปใหม่

ฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่ายอดเงินเหลือเท่าไร

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกซ่อมแซม

 ฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าต้องจ่ายค่าซ่อมแซมเท่าไร

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกบัญชี

ฝ่ายบุคคลไม่ทราบว่าแผนกบัญชีต้องใช้คนกี่คน

 ฝ่ายบุคคลไม่ทราบว่าแผนกบัญชีมีคนออกหรือเข้ามาใหม่กี่คน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกการขาย

 ฝ่ายบุคคลไม่ทราบว่าแผนกการขายต้องใช้คนกี่คน

ฝ่ายบุคคลไม่ทราบว่ามีพนักงานออกหรือเข้ามาใหม่กี่คน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกประชาสัมพันธ์

ฝ่ายบุคคลไม่ทราบว่าแผนกประชาสัมพันธ์ต้องใช้คนกี่คน

ฝ่ายบุคคลไม่ทราบว่าแผนกประชาสัมพันธ์มีคนออกหรือเข้ามาใหม่กี่คน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกจัดซื้อ

ฝ่ายบุคคลไม่ทราบว่าแผนกจัดซื้อต้องการคนกี่คน

ฝ่ายบุคคลไม่ทราบว่าแผนกจัดซื้อมีคนออกหรือเข้ามาใหม่กี่คน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกซ่อมแซม

ฝ่ายบุคคลไม่ทราบว่าแผนกซ่อมแซมต้องการคนกี่คน

ฝ่ายบุคคลไม่ทราบว่าแผนกซ่อมแซมมีคนออกหรือเข้ามาใหม่กี่คน

ปัญหาระหว่างแผนการขายกับแผนกจัดซื้อ

ฝ่ายการขายไม่ทราบว่าสินค้าเหลือเท่าไร

ฝ่ายการขายไม่ทราบว่าต้องทำยอดเท่าไร

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกบุคคล

ฝ่ายการขายไม่ทราบว่าจะมีบุคคลเข้ามาใหม่เท่าไร

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกซ่อมแซม

ฝ่ายการขายไม่ทราบว่าของที่ซ่อมเสร็จหรือยัง

ฝ่ายการขายไม่ทราบว่าสินค้าที่ซ่อมแล้วเสร็จหรือยัง

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกบัญชี

ฝ่ายการขายไม่ทราบว่าเหลืองบประมาณเท่าไร

ฝ่ายการขายไม่ทราบว่าต้องทำยอดต่อการขายเท่าไร

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกประชาสัมพันธ์

ฝ่ายการขายไม่รู้ว่ารูปแบบที่จะโฆษณายังไง

ฝ่ายการขายไม่รู้ว่าจะต้องโฆษณาสินค้ายังไง

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกการขาย

ฝ่ายประชาสัมพันธ์ไม่ทราบว่ามีสินค้ามาใหม่หรือไม่

ฝ่ายประชาสัมพันธ์ไม่ทราบสภาพสินค้า

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกบุคคล

ฝ่ายประชาสัมพันธ์ไม่ทราบว่าต้องใช้บุคคลใดในการโฆษณา

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกซ่อมแซม

ฝ่ายประชาสัมพันธ์ไม่รู้ว่าฝ่ายซ่อมแซมต้องการโฆษณาหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกบัญชี

ฝ่ายประชาสัมพันธ์ไม่ทราบว่าฝ่ายบัญชีต้องการโฆษณาหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกบัญชี

ฝ่ายจัดซื้อไม่ทราบว่ามีงบจัดซื้อเท่าไร

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกซ่อมแซม

ฝ่ายจัดซื้อไม่ทราบว่าแผนกซ่อมแซมเหลืออุปกรณ์อะไรบ้าง

ฝ่ายจัดซื้อไม่ทราบว่าแผนกซ่อมแซมอุปกรณ์อะไรเสียหายบ้าง

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกประชาสัมพันธ์

ฝ่ายจัดซื้อไม่ทราบว่าฝ่ายประชาสัมพันธ์โฆษณาอะไรไปแล้วบ้าง

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกการขาย

 ฝ่ายจัดซื้อไม่ทราบว่าสินค้าที่ฝ่ายการขายเหลือเท่าไร

ฝ่ายจัดซื้อไม่ทราบว่าต้องซื้อสินค้าเข้ามาใหม่เท่าไร

สรุปปัญหาทั้งหมดของแต่ละแผนก

รายรับ – จ่ายของบริษัทเกิดความผิดพลาดได้ง่าย

เอกการสารต่าง ๆ อาจเกิดการเสียหายหรือว่าสูญหายได้

เอกสารที่เก็บไว้นาน เวลาเรียกใช้อาจจะใช้เวลาค้นหานาน

 เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสาร

ไม่สามารถรู้เวลาเข้า – ออกงานของพนักงานได้

ตรวจสอบข้อมูลของสินค้าได้ยาก

ประชาสัมพันธ์อาจโฆษณาข้อมูลสินค้าไม่เป็นปัจจุบัน

จัดอันดับการซ่อมแซมได้ยาก

 มาตรฐานการทำงานของพนักงานจะทำให้บริษัทไม่บรรลุจุดมุงหมาย

ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา

ระบบบัญชี

ระบบงานบุคคล

 ระบบจัดซื้อ

ระบบจัดเก็บข้อมูล

ตารางแสดงรายการ การทำงาน (Functions) ทางธุรกิจทั้งของบริษัท

 

แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท

แผนกบัญชี

จัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย

ควบคุมการโอน-การฝากเงิน ของบริษัท

ตรวจสอบในเสร็จต่างๆ

คิดคำนวณภาษีดอกเบี้ย

แผนกบุคคล

จัดทำประวัติของพนักงาน

จ่ายเงินเดือน สวัสดิการ ประกันสังคม โบนัส โอที โบนัสต่อปี

กำหนดค่าตอบแทนในการทำงาน

จัดสรรผลประโยชน์ให้กับบุคลากร จัดสวัสดิการและเงินค่าตอบแทน

แผนกประชาสัมพันธ์

เก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ

อธิบายรายละเอียดของสินค้าที่ลูกค้าสนใจ

บริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า

ประชาสัมพันธ์สินค้าและบริษัท

ประเมินความพึงพอใจ

แผนกจัดซื้อ

จัดเก็บสินค้า ตรวจสอบคุณภาพสินค้า

รับสินค้าและเบิกจ่ายสินค้า ควบคุมดูแลการเคลื่อนย้ายสินค้า

แผนกซ่อมแซม

ควบคุมดูแลงานซ่อมบำรุงทั้งของลูกค้าและบริษัท

สนับสนุนการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตรวจสอบภาพของเครื่องจักรให้สามารถใช้งานได้

แผนกการขาย

บริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า

เก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ

อธิบายข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าให้กับลูกค้า

 

เกณฑ์ในการตัดสินใจ

เพิ่มจำนวนลูกค้า

สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า

 เพิ่มภาพลักษณ์ให้กับบริษัท

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

 เพิ่มผลกำไร

เน้นสินค้าให้ได้มาตรฐาน